Yurtdışı seyahat organizasyon süresini %90 kısaltan ve bütçesini %30 azaltan Evolog × Yolwise işbirliği Forbes Türkiye’de
Bir şirkette, çalışanlarının tüm
iş gezilerin organizasyonundan sorumlu olan bir kişinin bulunması önemlidir. Ancak herkes hata yapar ve seyahat yöneticileri de bunun istisnası değildir. En sık yapılan hataları önlemek için yeni makalemizi okuyun.
iş gezilerin organizasyonundan sorumlu olan bir kişinin bulunması önemlidir. Ancak herkes hata yapar ve seyahat yöneticileri de bunun istisnası değildir. En sık yapılan hataları önlemek için yeni makalemizi okuyun.
Herhangi bir seyahat yöneticisinin başına gelebileceği 6 hata
Elle doldurulan formlarda kazara yazım hataları
Bir seyahat yöneticisinin yaptığı bir "kalem kayması", şirket için ek masraflara yol açabilir. Örneğin, bilet alırken veya otel rezervasyonu yaparken, her seferinde çalışanının kimlik bilgilerini elle girilmesi gerektiğinde. Böyle bir hata zamanında fark edilmezse, çalışan ek ödeme yapmadan varış noktasına ulaşamayabilir veya başarılı bir şekilde check-in yapamayabilir.
1.
Çözüm yolu:
Artık klavye kullanarak zaman alıcı form doldurma işine son verin. Belgelerin doldurulmasını otomatikleştiren bir dijital hizmetiniz olsun.
Artık klavye kullanarak zaman alıcı form doldurma işine son verin. Belgelerin doldurulmasını otomatikleştiren bir dijital hizmetiniz olsun.
Geleceği öngörerek plan yapamamak
Özellikle kariyerin başlangıcında, birçok seyahat yöneticisi önleyici stratejinin yerine reaktif bir stratejiyi kullanabilir. İş gezileriyle ilgili sorunlar ortaya çıktığında elbette çözmeye çalışırlar, fakat yaşanabilecek sorunları önden tahmin ederek böyle durumlara karşı hazır olmak daha iyi olurdu.
Örneğin, bir çalışan ilk iş gezisine çıktığında, tüm gerekli faturaları, makbuzları v.b. belgeleri toplayıp, gezinin sonunda raporlama amaçlı şirkete sunmayı gerektiğini bilmelidir. Ama bu konuda fazla deneyimli olmadığından birkaç gerekli belge saklamayı unutabilir. Öyle bir vakada, seyahat yöneticisi durumu düzeltmek için zamanı harcamak zorunda kalacaktır. Bu sorun için önleyici stratejinin örneği, çalışanla gezinin sonunda teslim etmesi gereken tüm belgelerin listesini paylaşmak veya her şeyin güvenilir bir şekilde saklandığı bir dijital hizmet kullanmaktır.
Örneğin, bir çalışan ilk iş gezisine çıktığında, tüm gerekli faturaları, makbuzları v.b. belgeleri toplayıp, gezinin sonunda raporlama amaçlı şirkete sunmayı gerektiğini bilmelidir. Ama bu konuda fazla deneyimli olmadığından birkaç gerekli belge saklamayı unutabilir. Öyle bir vakada, seyahat yöneticisi durumu düzeltmek için zamanı harcamak zorunda kalacaktır. Bu sorun için önleyici stratejinin örneği, çalışanla gezinin sonunda teslim etmesi gereken tüm belgelerin listesini paylaşmak veya her şeyin güvenilir bir şekilde saklandığı bir dijital hizmet kullanmaktır.
2.
Çözüm yolu:
Bir çalışanı iş gezisine hazırlarken takip edilmesi gereken tüm adımları içeren bir zihin haritasını (mind map) oluşturun. Her olası sorunu önceden düşünün ve her biri için önleyici tedbirleri geliştirin.
Bir çalışanı iş gezisine hazırlarken takip edilmesi gereken tüm adımları içeren bir zihin haritasını (mind map) oluşturun. Her olası sorunu önceden düşünün ve her biri için önleyici tedbirleri geliştirin.
Fazla mesai yapmak
Genelde seyahat yöneticilerinin düzensiz çalışma saatleri vardır. Bir şirket çalışanı, hafta sonu yapılan bir konferansa gidebilir. Orada herhangi bir sorunla karşılaştığında, sorunu çözmek için seyahat yöneticisini arar. Mesai saatleri dışında çalışmaktan ve günlük iş-yaşam dengesini sürekli feda etmekten çok az insan hoşlanabilir. Birçoğumuz için bu durum yüksek stres seviyesine, tükenmişliğe, dikkat eksikliğine ve çıkan sorunla gerçekten uğraşma isteğinin azalmasına yol açar.
Çözüm yolu:
Destek ekibinin çalışma saatlerini esnek tutarak, müşteri taleplerini değerlendirmek için 7/24 bir program oluşturulabilir. Örneğin, Yolwise müşteri desteği, çok sayıda nitelikli çalışanın bulunması nedeniyle ara vermeden veya izin günleri olmadan hizmet vermektedir. Farklı bölgelerde bulunan ve 10 dakika içinde yanıt veren destek ekibi, böyle bir hizmet düzeyi ile müşterilerinde büyük bir memnuniyet yaratır. Talepleri daha hızlı işlemek için AI chat-botlar ek bir araç olarak uygulanabilir.
Destek ekibinin çalışma saatlerini esnek tutarak, müşteri taleplerini değerlendirmek için 7/24 bir program oluşturulabilir. Örneğin, Yolwise müşteri desteği, çok sayıda nitelikli çalışanın bulunması nedeniyle ara vermeden veya izin günleri olmadan hizmet vermektedir. Farklı bölgelerde bulunan ve 10 dakika içinde yanıt veren destek ekibi, böyle bir hizmet düzeyi ile müşterilerinde büyük bir memnuniyet yaratır. Talepleri daha hızlı işlemek için AI chat-botlar ek bir araç olarak uygulanabilir.
3.
Değişime uyum sağlayamamak
İş seyahatin dinamik dünyasında faaliyet gösteren şirketler için uzmanlığını yitirmek sıkça karşılaşılan bir zorluktur. Sektörün sürekli olarak değiştiğinden dolayı bu işletmeler kaçırılan fırsatlar ve artan maliyetlerle yüzleşebilirler. Tüm bunlar, endüstri gelişmelerine uyum sağlayamamanın bir sonucudur. İşte bu nedenle, sektördeki gelişmeleri takip etmek, profesyonel etkinliklere katılmak ve pazar trendlerini sürekli olarak izlemek son derece önemlidir.
Çözüm yolu:
Geniş düşünün ve meraklı olun. İş seyahat alanındaki trendleri yakından takip edip, teknolojinin bu değişimlerini neyle ve nasıl destek verdiğini kaçırmayın.
Geniş düşünün ve meraklı olun. İş seyahat alanındaki trendleri yakından takip edip, teknolojinin bu değişimlerini neyle ve nasıl destek verdiğini kaçırmayın.
4.
Anlaşılır şirket seyahat politikalarını oluşturamamak
Bir şirketin net bir seyahat politikası varsa, yönetim iş gezilerin masraf kalemleri tahmin edebilir. Çalışanlar ise ne bütçeleri ayarlamak için zamanı harcarlar ne de seyahat hizmetlerin fiyatlarını gerçek dışı biçimde yükseltebilirler. Böylece herhangi bir kurumsal seyahat yöneticisi iş seyahati ile ilgili önce bir takım kuralları oluşturup daha sonra bu kuralları takip etmezse iş gezilerin organizasyonunu yaparken çeşitli engellerle karşılaşabilir.
Seyahat hizmetleri kullanımındaki kısıtlamalar genelde çalışanlarda negatif duygulara sebep olur. Örneğin muhasebe bir orta-düzey yöneticinin seçtiği beş yıldızlı otelin faturasını ödemeye reddedip departmanın müdürünün aynı otelde kalmasına izin veriyorsa, orta-düzey yönetici değerli bir çalışan gibi hissetmeyebilir.
Seyahat hizmetleri kullanımındaki kısıtlamalar genelde çalışanlarda negatif duygulara sebep olur. Örneğin muhasebe bir orta-düzey yöneticinin seçtiği beş yıldızlı otelin faturasını ödemeye reddedip departmanın müdürünün aynı otelde kalmasına izin veriyorsa, orta-düzey yönetici değerli bir çalışan gibi hissetmeyebilir.
Çözüm yolu:
Bir seyahat politikası belirlemek. Net bir seyahat politikası, potansiyel kısıtlamaları seçeneklere dönüştürmeye, çalışanların şirkete olan bağlılığını sürdürmeye, seyahat yöneticisini ise anlaşmazlıklarla uğraşmaktan kurtarmaya yardımcı olur
Bir seyahat politikası belirlemek. Net bir seyahat politikası, potansiyel kısıtlamaları seçeneklere dönüştürmeye, çalışanların şirkete olan bağlılığını sürdürmeye, seyahat yöneticisini ise anlaşmazlıklarla uğraşmaktan kurtarmaya yardımcı olur
5.
Son dakika rezervasyonları
İş gezileri organizasyonunda planlanmamış rezervasyonlar genelde enderdir, ama plan değişikliklerin veya insan iletişimindeki eksikliklerin yüzünden her seyahat yöneticisinin başına gelebilecek bir durum maalesef. Mesela, eğer CEO iş gezisi için önerilen uçuşunu uzun süre onaylamazsa, rezervasyon son dakikaya kalır ve bu durumda bilet fiyatı da ciddi bir şekilde artabilir. Veya, seyahat yöneticisi 6 kişilik bir departman için bir iş gezisi düzenlerken, yeni bir ekip üyesinden habersiz olabilir. Her neyse, böyle hatalardan dolayı çıkan durumlarla herkes uğraşmıştır.
Çözüm yolu:
Hizmet tedarikçileriyle direkt olarak iletişime geçin - belki size çok işinize yarayacak özel seçenekleri sunarlar. Ya da onayı beklerken veya detayları kontrol ederken uçak biletlerinin fiyatını dondurma opsiyonundan faydalanın. Bu seçenek, Yolwise rezervasyon platformunda mevcuttur, bu arada.
Şirketinizde burada bahsettiğimiz durumlar başınıza gelmiş mi? Hikayenizi yorumlarda paylaşın.
Hizmet tedarikçileriyle direkt olarak iletişime geçin - belki size çok işinize yarayacak özel seçenekleri sunarlar. Ya da onayı beklerken veya detayları kontrol ederken uçak biletlerinin fiyatını dondurma opsiyonundan faydalanın. Bu seçenek, Yolwise rezervasyon platformunda mevcuttur, bu arada.
Şirketinizde burada bahsettiğimiz durumlar başınıza gelmiş mi? Hikayenizi yorumlarda paylaşın.
4.
Diğer yazılar
İş gezinizin planlamasını bir üst seviyeye taşıyın
İletişim bilgilerimi paylaşmakla Kişisel Verilerin korunması İşlenmesi Gizlilik Politikasını, Aydınlatma Metnini okuduğumu, verilerimin işlenmesine açık rızam olduğunu kabul ederim.